Vem som blir mötesordförande tenderar att vara en självklarhet. Det blir ofta projektledaren eller chefen, som följd av roller i den övriga organisationen.

En ordförande bör dock ha fler meriter än att hen hamnade där, om mötet ska leda någon vart. Framför allt vid ett digitalt möte, där kommunikationen blir svårare än vanligt, är det viktigt att det är någon kunnig som leder det. Om ingen mötesdeltagare passar in i rollen, finns det ingen skam i att ta in extern kompetens.

Här kommer tre av de viktigaste kriterierna när det kommer till att välja en mötesordförande.

Tydlighet är ett måste

Den som håller i mötet måste ha en tydlig plan för i vilken ordning allt ska ske. Vid distansmöten framförallt är det lätt att bli distraherade, kanske är det någons mikrofon som inte fungerar som den ska, eller så är det någon som plötsligt försvinner.

För att kunna få mötet på rätt köl igen måste det därför vara någon som är tydlig med vad som ska diskuteras och hur. Det kommer till stor del av förberedelser som gjorts innan mötet.

Led diskussionen

Som ordförande är det även viktigt att se till att mötet kommer fram till något. Det är därför mötet hålls från första början. När någon motsätter sig är det dessvärre lätt att tassa runt beslutet hellre än att bestämma.

Det blir därför upp till den ordförande att ta tag i det. När ett beslut håller på att sväva iväg, blir det upp till ordföranden att bekräfta. Välj dock hellre att ställa frågor som kräver nekande än som kräver bifall.

Till exempel, är det bättre att fråga om någon har invändningar mot x, hellre än att fråga om alla är överens om x. De åstadkommer samma sak, det vill säga att deltagarna får en chans att komma till tals.

Låt alla komma till tals

En annan viktig uppgift för den som leder mötet är att höra alla. Det kan ibland innebära att fråga en av deltagarna direkt, förutsatt att denna har svårt att på egen hand ta ordet.

Genom att försäkra sig om att ingenting är osagt går det dels att undvika dålig stämning, och dels vara säker på att inga fantastiska idéer går till spillo.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte.