Ett av de vanligaste sätten att ha möten på distans är genom ett telefonmöte. Det är väldigt smidigt, i och med att ingen part behöver någon avancerad utrustning.
Hur ett telefonmöte går till
För att ha ett telefonmöte behöver alla ringa ett gruppsamtal med respektive telefon.
Ett alternativ som finns för kontor är att ha en konferenstelefon på plats för några av deltagarna att använda.
Så får du det att flyta på
Ett bra tips för det första telefonmötet är att undvika att tala i mun på varandra. Mötesordförande bör leda samtalet, så att det blir tydligt vem som tilltalas i olika frågor.
Istället för att ha fritt ord, ha en struktur där alla får komma till tals i vardera ordning. Eftersom deltagarna inte ser varandra kan det vara svårt att särskilja rösterna. När det då inte går att se vem som pratar eller läsa läppar blir det nästan omöjligt att höra varje ord som sägs.
Undvik även att ha bakgrundsljud, om det är möjligt. Papper som prasslar eller dörrar som öppnas stör mer övriga deltagare än vad som är lätt att tro.
Fördelar med telefonmöten
Flexibilitet är den största fördelen med ett telefonmöte. En kan köra bil med hörlurar, medan en annan kan vara närvarande via högtalartelefon.
De flesta telefonabonnemang ger en täckning som fungerar för samtal på de allra flesta ställen i landet. Ska någon vistas i fjällen under mötet kan det dock vara smart att se över dennes mobiloperatör.
Eftersom att de allra flesta har med sig sin telefon var de än är, blir deltagarna fler och mötet blir lättare att planera in. Telefonmöten kan därmed öka företagets produktivitet, samt minska stressen knuten till att vara på ett visst ställe vid en speciell tid.
Nackdelar med telefonmöten
En klar nackdel med telefonmöten är att deltagarna inte ser varandra. Det kan därför vara svårt att se vem som försöker få ordet, eller om någon använder ironi. Det finns dock andra former av digitala möten som kan underlätta med det.
Att i stället använda ett videosamtal kan därför vara smart åtminstone om det rör sig om diskussioner eller oenigheter. Är det ett kortare möte där något enbart formellt ska bekräftas kan dock det simpla upplägget i ett telefonmöte vara väldigt smidigt.